Прибыль есть, а денег нет — что делать?

Начинающие и опытные предприниматели сталкиваются с парадоксом: по отчетам бухгалтера бизнес прибыльный, а расплатиться с поставщиками нечем…
Такая ситуация возникает из-за разных способов учета доходов и расходов и денежных средств. Они ведутся независимо друг от друга. Непонятно? Давайте разбираться. Представляем вам статью Николая Булохова (коммерческий директор компании ПланФакт, г. Брянск).

Отличия движения денег от доходов и расходов
В русском языке масса синонимов, когда написание слов разное, а значения — похожие. Для многих людей поступление и доход — синонимы. Выплата и расход тоже. Однако в финучете они в корне отличаются.
Поступления — входящие платежи, выплаты — исходящие. Они приводят к увеличению или уменьшению остатка на счете. Поступления и выплаты учитываются кассовым методом — по дате оплаты. И фиксируются в Отчете о движении денег.
С доходами и расходами сложнее. Они отражаются в Отчете о доходах и расходах. Его второе название — Отчет о прибылях и убытках. Прибыль рассчитывается, как доходы минус расходы.
Доходы и расходы можно учитывать 2-мя методами — кассовым и по начислению. При кассовом методе они учитываются по дате оплаты. Тогда Отчет о прибылях и убытках совпадает с Отчетом о движении денег.
Если в бизнесе есть отсрочки и/или предоплаты, доходы и расходы учитываются методом начисления — по дате отгрузки товара или оказания услуги клиентам, когда подписан акт.

Пример — предприниматель продает цветы. Рассмотрим, как взаимоотношения с поставщиком и клиентом учитываются в обоих отчетах.
7 марта – остаток на счете на начало дня 300 руб. Закупил цветы на 100 руб. и получил от поставщика
8 марта – отгрузил на 150 руб. клиенту по постоплате.
9 марта – получил деньги 150 руб.
Отчет о движении денег:
7 марта – выплата 100 руб. Остаток на конец дня равен 300 - 100 = 200 руб.
8 марта – произошла отгрузка цветов, но выплат и поступлений нет.
9 марта – поступление 150 руб. Остаток на конец дня равен 200 + 150 = 350 руб.
Отчет о прибылях и убытках:
7 марта – выплата есть, но расхода нет. Сделка с клиентом еще не произошла.
8 марта – доход 150 руб. и расход 100 руб. возникают одновременно в дату отгрузки клиенту. Прибыль равна 150 - 100 = 50 руб.
9 марта – поступление есть, но дохода нет. Доходы и расходы не зависят от даты оплаты.
Еще раз обратите внимание:
- 7 марта выплата отражается в движении денег, но расхода нет.
- 8 марта наоборот — возникают доход и расход, но движения денег нет.
Учет поступлений и выплат отличается от учета доходов и расходов. В финучете это ключевой момент!

Кассовый разрыв
Временная нехватка денег на счетах, когда нечем расплатиться с поставщиками, называется кассовый разрыв. При этом бизнес прибыльный, но деньги появятся позже, после получения оплаты от клиентов.
Кассовый разрыв возникает в двух случаях:
1. работа с поставщиками по предоплате — утром деньги, вечером стулья. Если поставка крупная или несколько подряд, свободные деньги тают. Пока товар доставят, пока он начнет продаваться, пройдет время. А платить зарплату, за аренду и рекламу нужно каждый месяц.
2. работа с клиентами по постоплате — товар отгружен, но деньги поступят позже. Часто крупные клиенты платят через один или несколько месяцев после выполнения заказа. Для работы компании в течение этого времени нужны деньги.
Чтобы предотвратить или уменьшить кассовый разрыв, попробуйте:
- договориться с поставщиками об отсрочке или частичной оплате
- договориться с клиентами на предоплату или частичную оплату
- перенести какие-то выплаты, а некоторые и вовсе исключить
- продать имущество компании, которое не используется
- одолжить деньги — эту меру оставьте на крайний случай

Кто отвечает за учет финансов?
Расхожее мнение, что за финансовый учет в компании отвечает бухгалтер, — ошибочно.
Бухгалтер рассчитывает налоги и следит за их оплатой вовремя. Плюс ведет документооборот с поставщиками и клиентами.
Контролировать остатки на счетах, чтобы прогнозировать возможный кассовый разрыв, — задача директора. Отслеживать прибыль по компании тоже. 2 финансовых отчета о движении денег и прибылях и убытках помогают ему принимать решения.

Считайте деньги и прибыль отдельно
Задумайтесь, вы управляете тем, что контролируете. А контролируете то, что понимаете и измеряете. Поэтому регулярно считайте деньги и прибыль. Деньги отдельно, прибыль отдельно. А где считать — вам решать.
• блокнот — сегодня такой способ кажется экзотическим. Но если в месяц несколько платежей, считать деньги и прибыль на бумаге приемлемо. Главное, чтобы вы точно знали ключевые показатели бизнеса.
• Excel — «бесплатный» инструмент для предпринимателей. Его возможности для анализа огромны, но потребуются аналитический склад ума, желание разбираться в формулах и время. С ростом бизнеса Эксель-файл будет усложняться, а искать ошибки станет сложнее. Это повлечет затраты времени, вашего времени.
• онлайн-сервисы по финучету для бизнеса — готовые решения, которые удобнее и легче в использовании. Они платные, зато владельца порадуют:
- автоматическая загрузка платежей из нескольких банков
- планирование для обнаружения кассового разрыва
- 2 готовых отчета о движении денег и прибылях и убытках
- и другие инструменты для контроля показателей компании.
Сравните возможности сервисов, почитайте отзывы и выберите подходящий для решения своих задач.
https://startpack.ru/category/financial-accounting
https://goo.gl/vYTJpF